Förebyggande arbete
Arbetsgivaren ska säkerställa att det finns rutiner för arbetsanpassning och kontinuerligt utvärdera behovet:
Arbetsgivaren ska implementera tydliga rutiner för att identifiera och hantera behov av arbetsanpassning för arbetstagare. Dessa rutiner måste vara välkända av alla anställda, och arbetsgivaren ska regelbundet kontrollera och utvärdera om någon arbetstagare behöver arbetsanpassning.
För arbetsgivare med tio eller fler anställda krävs skriftliga rutiner som tydligt beskriver processerna. Rutinerna bör vara lättillgängliga för alla medarbetare, exempelvis genom publicering på intranätet eller i relevanta policydokument. Rutinerna ska innehålla följande:
- Vem som tar emot informationen: Rutinerna ska specificera vem som är ansvarig för att ta emot information om behov av arbetsanpassning, såsom arbetsledare, närmaste chef, eller en annan utsedd person.
- Vad som händer med informationen: Det ska framgå hur informationen behandlas, inklusive sekretessregler, och vilka steg som följer efter mottagandet.
- Åtgärder för mottagaren: Klargör vilka åtgärder den person som mottar informationen förväntas vidta, inklusive utredning, beslut och implementering av nödvändiga anpassningar.
- Möjligheten för arbetstagare att lyfta sitt behov: Medarbetare ska ha tydliga möjligheter att själva rapportera behov av arbetsanpassning. Rutinerna ska beskriva hur detta kan göras, t.ex. via en specifik kontaktperson eller kanal.
- Roller och ansvarsfördelning: Rutinerna ska klart definiera roller och ansvar för att upptäcka behovet av arbetsanpassning och för genomförande och uppföljning av arbetsanpassningar.
- Kommunikation av rutinerna: Beskriv hur rutinerna ska kommuniceras till alla anställda så att de är medvetna om och förstår processerna.
Arbetsgivaren ska kontinuerligt se över och uppdatera rutinerna vid behov för att säkerställa att de är aktuella och effektiva. Regelbundna genomgångar och förbättringar av rutinerna är avgörande för att upprätthålla en fungerande arbetsanpassningsprocess och säkerställa att alla medarbetare får det stöd de behöver
