Att hålla i samtal är något som en chef gör många gånger med olika syften. En del är utvecklande och en del är svårare. Som senior HR har jag hört och varit med om många samtal som inte fungerat och delar därför med mig av några av de vanligaste misstagen du bör undvika.
Ett samtal är ett utbyte av information mellan två eller flera människor. Samtalet kan en chef använda i olika syften som till exempel medarbetarsamtal, lönesamtal, planering av arbete, rehabilitering, varning eller uppsägning.
Följande är de misstag vi behöver undvika.
Otillräckliga förberedelser
Ett samtal bör alltid leda till något därför kan ett vanligt misstag vara att man som chef inte förbereder sig. Man går in i samtalet utan en plan eller mål om vart det ska sluta. Det kan också vara så att man föreställer sig redan innan att samtalet inte kommer gå bra. Då gör det oftast inte det heller.
I mental träning pratar vi om visualisering och sätta mål. Det är en bra metod även i samtal eftersom vi då uppmärksammar mer av det som tar oss närmare målet. Om målet med samtalet är att till exempel komma fram till en rehabiliteringsplan så kan upplägget av samtalet se helt annorlunda ut än om målet är att du vill personen ska börja arbeta dagen efter.
Det mål som du tänker kan oftast spegla innehållet i samtalet och vilka vändningar det blir. Att förbereda sig vilket långsiktigt mål som finns och vad som ska komma ut ur mötet/samtalet är viktigt och speglar hur samtalet kommer att bli.
Otydlighet
Har du inte förberett ett mål eller ha klart för dig ditt syfte med samtalet så kan det leda till att bli otydlig.
Att klargöra syfte och mål för dig själv men även för den du samtalar med kan hjälpa till att skapa ett öppet samtal och rätt förväntningar.
Det kan vara bra att ha med sig stödpunkter särskilt om du upplever att samtalet kommer bli svårt. Då kan du luta dig mot dina hållpunkter och behålla fokus på uppgiften och inte på det du känner.
Känslor tar över
Det finns en del som kan gå fel i samtal och det är när dina känslor tar över. Är du förberedd och har ett mål och syfte finns det helt klart mindre risk att du under mötet låter känslorna ta över. Men ibland kan det så klart hända ändå. Då gäller det att för dig i stunden samla dig, andas och komma tillbaka till fokus på den uppgift som du har framför dig.
Oavsett kan det vara bra att förbereda sig mentalt på vilka risker som kan uppstå i mötet. Det är också bra att få ner eventuell stressnivå till din grundspänningsnivå. Det kan du göra genom att ta en stund innan mötet och andas djupt några gånger. Helt enkelt låta eventuell upprördhet, irritation lägga sig innan man går in i mötet. Visar du taggarna utåt kommer du få tillbaka samma sak och då kanske du ändå inte kommer uppnå det du ville från början.
Se därför till att ta 5-10 minuter att samla dig, andas och få dig att bli lugn. Det hjälper dig att behålla fokus på det som faktiskt ska uträttas i rummet.
Du pratar om dig själv
I ett professionellt samtal mellan chef och medarbetare där samtalet är inriktat på medarbetaren så skulle jag säga att det är förödande med chefer som pratar om sig själva det mesta av tiden. Det kan vara om vad dom har gjort bra, hur dom gör saker kanske för att få den andra att göra samma sak. Men så blir sällan fallet när man hör någon annan tala om sina bedrifter. Istället har man tappat bort fokus på uppgiften, målet och syftet. Medarbetaren då? Ja troligen kommer hen tappa motivation, fokus och förstår inte syftet med samtalet.
Så gå in i mötet med intresse, nyfikenhet och öppenhet inför vad den andra har att säga och ställ öppna frågor som inte kan svara med ja och nej. Fokus ska inte ligga på dig som chef.
Ingen sammanfattning
Ett av de vanligaste problemen är att medarbetaren och chefen går ut från mötet utan att egentligen veta vad som faktiskt överenskommelsen var eller kan den ha tolkats totalt olika. Risken för det är att det leder till fler misstag eller sämre relationer.
Här är det viktigt att följa upp och sammanfatta vad man är överens om löpande under samtalet och tar en sista sammanfattning innan någon lämnar rummet. I vissa samtal är det föredömligt att även ha det skriftligt.
Slutligen
Ett bra samtal skapar goda relationer, förtroende och tillit. Det ger i sin tur motivation, ökar lojalitet och glädjen av att prestera för företaget.
Det är dessutom en liten ansträngning som ofta kan ge stor utdelning.
Jag rekommenderar att se över hur ni håller samtal och se vad ni kan göra för att förbättra eller be om råd för att komma igång med hur ni håller samtal i din verksamhet.