En incident har hänt. En trakasseri…en konflikt…Detta kommer till din kännedom. Som chef eller HR ligger nu ärendet på ditt bord. Du har hört en sida av historien. Var är dina känslor nu? Blir du upprörd? Arg? Eller har du förmågan att lugna dig? Att observera, lyssna och se incidenten objektiv?
Jag är säker på att du som chef eller jobbat inom HR har någon gång stött på ett ärende som personalen kan ha svårt att lösa själv och behöver din hjälp.
Det är någon som kommer till dig. Tar mod till sig och berättar. Nu när det ligger på ditt bord, är det du som får ansvaret och blir ”detektiven” – utredaren. Det är nu du ska gå in i en objektiv utredarroll och lämna dina personliga känslor åt sidan. För det är först då du blir bra på att verkligen lyssna på den som kommer till dig och alla övriga inblandade. Det är då du kan gå in med ett mindset av icke dömande. Det är det enda rättvisa.
I situationen som ska utredas är det också viktigt med sekretess. Det är enbart de inblandade som ska veta. Andra runt omkring är nyfikna och vill veta, kanske vill man hitta en syndabock. Men det finns ingen anledning att sprida något vidare. Tystnadsplikt gäller. Det är ett ansvar som ingår i chefsskapet och som HR. Det är viktigt att informera så klart om det är nödvändigt men gå inte in på detaljer. Målet är att lugna och ge ett avslut. ”Vi tar hand om ärendet, vi lyssnar in båda sidor och det sker på ett rättvist sätt med de nödvändiga konsekvenser som behövs”
Det här är mina 3 tips när ni har fått ett ärende på bordet.
- LYSSNA IN BÅDA SIDOR: Det finns alltid två sidor av myntet. Se till att lyssna in båda sidor.
- HÅLL DINA KÄNSLOR UTANFÖR: Se incidenten som objektiv och utan känslor. Det betyder dock inte att ändå kunna visa medkänsla till en annan människa. Men låt hennes eller hans reaktion på det som hänt vara hennes eller hans och inte din. Det här kan du träna upp. Det gör vi till exempel inom mindfulness.
- PLAN: Se till att komma fram till en plan eller åtgärd som den eller de inblandade personer är med på att uppfylla. Kanske krävs förhandling, kompromiss eller annat för att få till en plan.
- UPPFÖLJNING: Se alltid till att följa upp om hur det har gått efter ett tag. Släpp inte taget.